Tu Máxima Prioridad: Cobrar las Facturas Vencidas.

Riesgo Comercial 2 Comentarios »

impagos, facturas vencidas, recobroParece que los días de vino y rosas han acabado. Es hora de poner a prueba la capacidad de la empresas españolas de adaptarse a lo que eufemísticamente algunos denominan “el cambio de ciclo”. En fin.

Imagina: eres un director financiero de una empresa importadora de “material eléctrico”, por por poner un ejemplo. Tu base de clientes es bastante amplia. Tenéis una red comercial sólida y los últimos años se ha crecido, duplicando ventas en apenas 4 años.

Hasta ahora no había demasiado problemas con impagos y . Has hecho todo lo posible por que la reclamación de los cobros, en caso de ser necesario, los hicieran los propios comerciales.

Pero los últimos meses los retrasos en los pagos se han duplicado e incluso dos de nuestros mejores clientes han solicitado renegociar los plazos de la deuda mientras solucionan sus problemas de “liquidez”. Luz roja.

Te has reunido con el Director General de la empresa y sin dar opción te ha encomendado que tu departamento se haga cargo con prioridad máxima de la gestión del riesgo de clientes. Está claro que ahora toca vender menos y vender mejor. El Dpto. Comercial no se encargará más de ello (quizás hasta el próximo ciclo expansivo). No será un trabajo fácil. Sobre todo por el alto número de clientes que tiene la compañía.

Tu primera acción se centrará en un plan para el recobro de las facturas vencidas. El Director ha sugerido la contratación de una empresa de recobro. De acuerdo, pero antes de enviar un expediente a dicha empresa, se ha de finalizar el trabajo interno:

- Condiciones Generales de Venta: La empresa tiene que tener una política de escrita. Tanto comerciales como clientes deben conocerla y aceptarla. A partir de ahora cada operación comercial estará documentada y firmada por ambas partes en este sentido, algo que era sumamente laxo hasta ahora. No habrá reparos en discutir dichas condiciones con los clientes. A la larga repercutirá en la mejora del cumplimiento de los plazos de pago.

- Seguimiento intensivo de las facturas vencidas: Deberemos llevar una lista semanal de los vencimientos de facturas de cada semana. La mayoría de las empresas pequeñas tienen miedo a ofender a sus clientes. Tendremos que olvidarnos de eso. Cuanto más tiempo pase desde el vencimimento más duro y dificil puede llegar a ser el cobro.

- : Disponer un servicio de información comercial nos aportará una visión amplia de la situación de nuestro cliente. La existencia de registros recientes en el RAI, incidencias juduciales o inscripción de actos mercantiles en el BORME que nos pueden dar pistas sobre la situción de la empresa.

- Reenvio de las facturas vencidas: Tran pronto como pase el plazo del pago tendremos que reenviar al cliente copia de la factura rápidamente, de forma impersonal y a modo de recordatorio de rutina. Tras ese recordatorio enviaremos una carta recordando el vencimiento del pago a la que acompañaremos también la factura.

- Teléfono: Una vez pasados 15 o 30 dias, contactaremos con el cliente. Una llamada es 10 veces más efectiva que una carta. Esta llamada puede ser dificil y será imporante conseguir hablar con un interlocutor con capacidad de decisión.

- Nunca pidas disculpas por reclamar lo que es tuyo: Cordialidad y educación en el trato con el cliente, pero firmeza en reclamar lo que corresponde a nuestra empresa.

- Educación y Cordialidad: Será mucho más dificil cobrar si mostramos hostilidad. Puede que nuestro cliente también tenga problemas de cobro por su parte. Nuestro objetivo será que nos ponga de los primeros en la lista cuando los problemas se solucionen y no los últimos.

- El Importe Total: Si un cliente nos debe dos facturas de 50.000 euros y sólo reclamamos la más antigua, estaremos intentando resolver sólo la mitad del problema. Reclamemos el total. Evitaremos hablar de cantidades parciales. El objetivo: obtener una fecha del cliente en la cual podemos esperar el pago.

- Nunca negociar la cantidad, sólo las condiciones. Negociar la cantidad debe ser el último recurso, nunca el primero. Si mostramos flexibilidad en los pagos, pidamos una contrapartida: El primer pago deberá hacerse hoy mismo. Si nos deben 50.000 euros, podríamos aceptar recibir el pago en tres meses, siempre que hoy mismo nos hagan la primera transferencia.

- En determinados casos, siempre sin perder el tono correcto y firme, se informará al cliente que pasaremos a la via judicial si en un determinado plazo no se realiza el pago. Eso es algo que puede entrar o no en nuestros planes, pero será nuestro último cartucho antes de pasar el expediente a la empresa de recobro (o al abogado).

Reclamación de Impagados: Por Carta

Morosidad 5 Comentarios »

Uno de los métodos más baratos, sencillos y útiles a la hora de reclamar debidas es la carta de reclamación de .

Si no se disponen de los recursos suficientes para estar llamando a las empresas deudoras una carta puede resultar muy sencillo y rápido. La carta de reclamación, además, sirve para recalcar las condiciones, el importe debido, el concepto del importe, etc. Con lo que de esta forma, se tiene una prueba de las condiciones y de la reclamación.

Es cierto, que la probabilidad de éxito es baja en comparación con otras formulas de gestión de impagados, pero su coste es bajo, por lo que no hay nada que perder.

La primera carta que se envíe al deudor ha de tener un carácter amistoso. Algo así como de recordatorio… “Oye, que se te ha pasado pagarme”. En la carta debe figurar el nombre de la empresa deudora, el nº de factura, el importe debido, el vencimiento de la deuda, etc. Es decir, todos aquellos datos que sirvan para identificar inequívocamente la deuda de la que estamos hablando.

Si esta carta no resulta efectiva, podemos enviar otras cartas, cada vez con tono más serio, con más urgencia y más amenazante (con tomar medidas legales). Pero si la primera no ha sido efectiva, las siguientes tampoco lo serán mucho más.

La redacción de las cartas ha de ser sencilla y clara… yendo al grano y sin grandes locuciones o expresiones enrevesadas. Cuanto más claro, conciso y preciso mucho mejor. Y por supuesto, nunca ha de ponerse que es un primer aviso, ni que se le amplía el plazo de pago, ni nada por el estilo… “Hola, me debes esto y quiero que me lo pagues. Gracias”.

El envío de las cartas puede efectuarse por correo postal “normal”, aunque para darle un toque más serio y formal siempre se puede utilizar el correo certificado, mensajeros, etc.

Aquí os dejo una carta modelo de cómo puede ser una primera carta de reclamación. (pincha en este enlace carta-reclamacion)

Las empresas de recobro: Una alternativa a la autogestión de recobros

Morosidad 1 Comentario »

La externalización de las gestiones de recobro puede ser una buena solución para gestionar los impagados de nuestra empresa. En estos momentos de escasa liquidez y alta son muchas las horas que se emplean para recuperar esos cobros debidos, y en muchas ocasiones no sabemos muy bien como enfrentarnos a los morosos, y esa falta de conocimiento puede llevar a que nuestras gestiones de recobro no lleguen a buen puerto. Con lo cual perdemos nuestro tiempo y, sobretodo, nuestro dinero.

En España siempre asociamos las empresas de recobro de a empresas poco transparentes, que utilizan métodos poco ortodoxos, que acosan al deudor rozando a veces la legalidad, etc. Sin embargo, en los países de nuestro entorno la cultura del recobro es diferente, y existen empresas especializadas en gestionar, de manera extrajudicial, los de deudas vencidas y no cobradas. Naturalmente, en estos países estas empresas están perfectamente reguladas y no pueden extralimitarse. En España esta actividad “campa a sus anchas” y esta falta de normativa fomenta la desconfianza en estas empresas.

En España ya han entrado algunas de estas empresas extranjeras, y acudir a ellas puede ser una solución que nos ahorre tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.