¿Cómo reclamar facturas impagadas a una empresa?

Facturas impagadas

Garantizar el pago de facturas no siempre es fácil, sino que hay el riesgo de encontrarnos con clientes morosos. En este post, te contaremos cómo puedes reclamar facturas impagadas, para evitar la pérdida de dinero.

Antes pero, hagamos un repaso de las medidas de prevención que puedes tomar para evitar casos de impago:

Solvencia de la empresa o cliente

Antes de realizar algún trato con otra empresa o cliente, puedes analizar su solvencia. Para ello, se pueden solicitar nóminas, declaraciones de IVA e IRPF.

Pago por adelantado

Hacer pagar un cliente antes de prestarle un servicio, es una buena forma de garantizar que pagaran por ello.

Pedir garantías

En este caso, lo que se puede hacer es solicitar una fianza o una garantía complementaria. Por ejemplo, en caso del alquiler de un piso, el arrendador tiene derecho pedir al arrendatario antes de entrar en el piso el pago de un mes de alquiler más otro mes como fianza. Esta fianza es un seguro en caso de que haya algún desperfecto en el piso, si no es así, la fianza será devuelta.

No contratar

En caso de que una empresa o cliente tenga una solvencia dudosa es mucho mejor no contratarla.

Plazo que tiene un cliente para pagar una factura

Según la Ley de medidas de lucha contra la morosidad  en caso de que no se pacte un plazo de pago específica, se entiende que será de 30 días naturales. No obstante, este plazo es prorrogable siempre y cuando se haga por acuerdo mutuo y no supere los 60 días.

Formas de reclamar facturas impagadas

Es importante que antes de reclamar el pago de una factura, te asegures que se trata realmente de una factura impagada con el plazo vencido. Si es así, debes realizar las siguientes acciones para conseguir que el cliente te pague:

  • Contacto

Debes ponerte en contacto con el deudor para averiguar si le ha llegado o no la factura, y cuál es la causa del impago.

  • Acuerdo de pago por escrito

Si has conseguido contactar con el deudor, debes intentar llegar a un acuerdo de pago con él, y sobre todo hacerlo de manera escrita y que quede firmada por ambas partes. Así, en caso de que siga sin pagar, tienes un documento que lo demuestra. Para llegar a un acuerdo con él, no está de más aplazar la deuda, o reducir un poco el importe si paga rápido. De esta manera, verá que tienes buenas intenciones y terminará pagando.

  • La factura sigue pendiente

En caso que el plazo que habéis acordado para pagar la factura venza, puedes enviar un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, es decir, con el cual reclamas de forma amistosa la deuda. Dicha notificación debe contener; el importe y concepto de la deuda, la forma y plazo de pago y la posibilidad de presentar una demanda judicial en caso de impago.

Si ninguno de los tres casos anteriores funciona y la deuda sigue sin resolverse, tienes la posibilidad de hablar con un abogado para que te asesore sobre la posibilidad de presentar una demanda judicial para reclamar la deuda. Aun así, recorrer a la justicia no es recomendable si se trata de pagos bajos, ya que el procedimiento judicial tiene un coste también.

Plazo para reclamar facturas

El plazo legal es uno de los aspectos más importantes a la hora de reclamar una factura. En el 2015 el plazo para reclamar una factura se redujo de 15 a 5 años. Por tanto, se puede reclamar el pago de una factura hasta 5 años después del impago. Pasados estos 5 años quedará prescrita. Si las mercancías las compra un consumidor el plazo es de 3 años. Además, en caso de que el producto adquirido fuera defectuoso, el plazo de reclamación es de 2 años desde la entrega del mismo.

Consejos para mejorar el recobro de impagados

recobrando_facturas_euroCobrar las facturas vencidas es de las tarea menos apetecibles aunque prioritaria, ya que de ella depende la supervivencia del negocio. A continuación se detallan unos puntos que pueden mejorar el ciclo de la recuperación de impagados.

Optimice su Organización

El punto de partida para optimizar el cobro de facturas es echar un vistazo a su propia organización. Probablemente la razón más común de que los cobros no se produzcan de forma adecuada es una organización deficiente. Revise sus procesos comerciales de forma integral, comenzando por las condiciones de contratación que firman los clientes y dejando claro si el seguimiento de los cobros los realiza el Dpto. comercial o el Dpto. financiero.
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Deje el trabajo a profesionales. Contrate una empresa de recobro

La probabilidad de éxito de recuperación de una deduda es mucho mayor en caso de que el proceso sea realizado por una empresa especializada. No se trata de suerte en el cobro de la deuda. Se trata de profesionalidad, a pesar que su empresa tenga fijada una política de crédito que incluya los procesos inciales de recobro.

La mayoría de las empresas de recobro pactan contractualmente una comisión porcentual sobre el dinero recuperado, pero algunas empresas solicitan una cuota fija para gastos y gestiones a la firma del contrato o hacen pagar al cliente una cuota mensual.

Hemos comentado muchas veces en este blog que una referencia para contratar una empresa de recobro es ANGECO. La mayoría de las empresas afiliadas a ANGECO no cobran cantidades fijas en la prestación de servicios de  recobro extrajudicial. Los principales factores para diferenciar los honorarios suele ser la antigüedad de los expedientes, el importe de las cantidades a recobrar y la dificultad de las gestiones recuperatorias en función a la tipología de la deuda.

Para el sistema de remuneración lo mejor es pactar un   porcentaje sobre importes recuperados. El cliente no debe abonar ninguna cuota fija a la entrega o devolución de los expedientes y tampoco hgh hormone human una duration of hgh therapy cuota mensual; de esta forma el acreedor tendrá la seguridad de que la gestora de cobros hará el máximo esfuerzo para recuperar la deuda.

Los porcentajes aplicados sobre la deuda recuperada son muy variados: en función del cliente, los importes, la antigüedad y la tipología de la deuda y la cantidad de gestiones que habrá que realizar. No obstante la mayoría de las gestoras de recobro aplica un porcentaje que oscila entre el 15 al 30 por ciento sobre la deuda cobrada.

  • Cuando contratemos con una empresa de recobro es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
  • El tiempo corre en su contra. No espere muchos meses para externalizar el recobro.
  • Recomendamos empresas que estén afiliadas a ANGECO, la patronal del ramo.
  • No acepte costes y tarifas que no estén asociadas a la recuperación de la deuda.
  • Compruebe que los honorarios y el contrato que firma son transparentes y no pague nada por anticipado
  • Busque referencias o solicítelas directamente a la empresa proveedora.
  • La empresa de recobro le debe facilitar información actualizada sobre el proceso.
  • Use un criterio de calidad para elegir la empresa. El más barato no va ser siempre el mejor. Y un producto sobre cero siempre es cero.

Razones para la externalización el recobro de facturas

recuperacion_de_deudasLa recuperación de impagados no es un área a la que muchos gestores dediquen grandes esfuerzos ni reflexiones cuando arrancan un proyecto empresarial. Es algo que generalmente no está en el plan de negocio y que pocos emprendedores prevén cómo realizar.

Aunque no es divertido, el recobro es muy probable que sea parte del trabajo cotidiano. Conozco el caso de una empresa con gestión impecable, que antes de la crisis ya soportaba una tasa del 3-5% de morosidad, llamémosle “estructural“, sobre las ventas. Ese porcentaje en la actualidad está cerca de 15%.
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El sector español de recobro visto desde EE.UU.

recobroLa regulación por ley de la actividad de recobro de deudas en España es una demanda de los profesionales del sector que pretenden evitar intrusismo de profesionales de la coacción y fomentar el trabajo ético y con resultados.

El recobro de deudas sufre en España un vacío legal que causa sorpresa en paises donde la actividad está perfectamente regulada: Mallory Megan es una profesional que trabaja para un agencia de recobro en Nueva York. Recientemente, ha escrito un post en su blog sobre su visión de las empresas de recobro españolas titulado “Spanish Debt Collection Agency Humiliates Debtors Into Paying Up” o “Empresa de recobro española humilla a los deudores“, donde comenta las técnicas intimidatorias de ciertas empresas de recobro españolas, como realizar llamadas humillantes a toda una lista de invitados de boda para cobrar una deuda a una pareja de recién casados.
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La externalización del envío de cartas de reclamación de deudas

En varias ocasiones hemos hablado sobre las cartas como herramientas de recobro y reclamación de deudas. La carta de reclamación puede ser siempre el primer paso en nuestro ciclo de recobro. Si el volumen de reclamaciones es considerable, la empresa puede plantearse la externalización de este servicio.

La Asociación Española de Financieros y Tesoreros de Empresa (ASSET) organiza junto con la empresa ESKER el próximo mes de marzo, en Madrid y Barcelona,   un seminario bajo el nombre: “Acelerar el proceso de Reclamaciones de Deuda“, en el que se propodrán la inclusión de mejoras tecnológicas al proceso de recobro mediante la externalización de los envíos postales.
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Nueva asociación para profesionalizar el recobro extrajudicial

España es el único país de la Unión Europea donde falta una normativa para el sector de la gestión de cobros de deudas, lo que ha permitido la aparición de las gestoras de cobro que en ocasiones incumplen la legislación vigente y tratan de forma vejatoria al deudor. Esta falta de regulación y la necesidad de profesionalizar la actividad, han motivado la reciente creación de la Asociación Española Profesional de Gestores de Cobro, AEPGC.

AEPGC es una entidad sin ánimo de lucro fundada por los expertos Pepe Oriola y Pere Brachfield, y cuyo objetivo es proteger y fomentar el ejercicio ético y legal de una profesión aún no “profesionalizada”: la gestión de cobros de deudas.
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Modificación de la Base Imponible: El Concurso de Acreedores y el IVA

IVALas facturas pendientes de pago durante una situación concursal dan lugar a que el acreedor repercute los IVAs no cobrados y el deudor se los deduce, no habiéndolo pagado. Hace ya meses tratamos el asunto en este post.

Conviene retomarlo después de leer el blog de Antonio Esteban donde explica cómo abordar el problema de forma clara. Aunque la Agencia Tributaria no lo pone especialmente fácil.

En resumen, existen dos opciones de tratamiento del IVA repercutido a una empresa concursada:
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No todos los morosos son iguales

Una de las primeras cosas claras que hay que tener a la hora de tratar con morosos es que no todos los morosos son iguales. Por tanto, a la hora de realizar las pertinentes gestiones de recobro no habrá que tratarlos a todos por igual ni habrá que realizar las mismas acciones.
No es lo mismo reclamar el pago de 100 euros que de 100.000. No es lo mismo un cliente de nuestra misma ciudad que un cliente de la otra punta del país. No es lo mismo un cliente que es la primera vez que nos impaga, que uno reincidente. Y no es lo mismo un cliente “de toda la vida” que un cliente nuevo o relativamente nuevo.
Las acciones básicas para reclamar una deuda extrajudicialmente son:

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Confirming vs. Factoring

En un estudio reciente del Consejo Superior de las Cámaras de Comercio españolas, al cual aludíamos en un artículo anterior, me sorprendía que un gran número de empresas españolas desconoce lo que es el factoring y el confirming. De hecho, muchos empresarios confunden ambos términos o se creen que son lo mismo.

Y nada más lejos de la realidad. Uno sirve para pagar y otro para cobrar. No voy a entrar en un análisis pormenorizado de la mecánica de cada uno de ellos (ya lo hice en dos artículos anteriores: Confirming; Factoring), pero sí quiero hacer un enfoque más práctico o realista de lo que supone tenerlos nosotros o que los tengan nuestros clientes y/o proveedores.

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Me debes dinero y lo puedo demostrar

Uno de los aspectos más importantes a la hora de reclamar cualquier deuda o impago que tengamos es contar con aquellas pruebas documentales que certifiquen que, efectivamente, un cliente nos debe dinero.
Por lo tanto, siempre habrá que guardar toda la documentación relativa a cada transacción y, en la medida de lo posible, siempre habrá que plasmar la operación en papel en todos sus términos. Eso de “no hace falta que lo pongas, ya te digo yo que lo haré así” no debe llevarse en los negocios. Si un cliente se compromete a pagar dentro de 2 meses mediante un cheque bancario, pues que se especifique así en la factura, en el contrato, etc.

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La regulación de la actividad de recuperación de impagados, créditos o deudas

La regulación del sector de Recuperación de Impagados es vital. Pero sería un error basar la regulación en únicamente ofrecer garantías al deudor. El deudor ya parte con una ventaja, puesto que  es quien ha incumplido una obligación.

La regulación del sector no debería reducir la capacidad de intervención del acreedor siempre que esta se encuadre dentro del marco legal.

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