La externalización del envío de cartas de reclamación de deudas

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En varias ocasiones hemos hablado sobre las cartas como herramientas de y reclamación de . La carta de reclamación puede ser siempre el primer paso en nuestro ciclo de recobro. Si el volumen de reclamaciones es considerable, la empresa puede plantearse la externalización de este servicio.

La Asociación Española de Financieros y Tesoreros de Empresa (ASSET) organiza junto con la empresa ESKER el próximo mes de marzo, en Madrid y Barcelona,   un seminario bajo el nombre: “Acelerar el proceso de Reclamaciones de “, en el que se propodrán la inclusión de mejoras tecnológicas al proceso de recobro mediante la externalización de los envíos postales.
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Díselo seguro, díselo con un burofax

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Una de las formas más eficientes y seguras para enviar cualquier tipo de notificación o documentación a alguien y que, además, quede constancia del envío, de su recepción y del contenido de la notificación es el burofax.
El no sólo supone el envío urgente de la carta o documentación que enviemos, sino que además supone una prueba fehaciente de su envío frente a terceros (por ejemplo, ante a un juez). Es decir, el burofax tiene plena validez legal como prueba del envío de una documentación a un cliente o proveedor. Obviamente, para que su capacidad probatoria sea máxima, el burofax debe ser con acuse de recibo y con copia certificada del contenido, lo que nos proporciona una copia autentificada del contenido de los documentos enviados por Burofax.

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Las cartas como herramienta de recobro

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Cuando en nuestra empresa no se disponen de recursos humanos, materiales y financieros para realizar una gestión de cobros telefónica o mediante visitas al moroso, la carta puede resultar una herramienta muy útil.

De entre las ventajas que nos encontramos a la hora de enviar cartas de reclamación de impagos destacaría principalmente su bajo coste y que se pueden hacer envíos masivos. Si se dispone de una base de datos adecuada, se puede hacer una carta-plantilla, de tal forma, que con sólo pulsar un botón, se impriman todas las cartas. Como principal desventaja nos encontramos con su escaso éxito, ya que la probabilidad de recuperar es baja. Aún así, merece la pena intentarlo.

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Cómo demostrar una deuda: El requerimiento al deudor

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A la hora de probar ante un juez la existencia de una vencida, exigible y verdadera son varios los mecanismos que podemos emplear para justificar su existencia.

Una de las formas que nos ofrecen mayor garantía es el requerimiento previo al deudor. Es decir, además de presentar contratos, facturas, albaranes, etc. es muy importante demostrar ante el juez que hemos empleado todos los medios a nuestro alcance para resolver esta situación de una forma amistosa y prejudicial, y como prueba final (y quizá más importante) necesitamos probar que hemos requerido al deudor el pago de la deuda de una manera clara y tajante.

Este requerimiento al deudor debe cumplir necesariamente dos requisitos. Primero, ha de ser previo a la interpelación de la demanda y, segundo, ha de ser fehaciente, es decir, hay que probar de manera inequívoca que dicho requerimiento se ha llevado a cabo.

La mejor forma de probar la existencia del requerimiento es a través del o de carta privada enviada por conducto notarial, donde además de figurar la fecha de envío, se dará veracidad al contenido y a la recepción. De esta forma, no seremos nosotros, si no un Notario quien de fe del envío de la carta, de su contenido y de su recepción.

Hay otras fórmulas más sencillas y menos costosas, como son el (con acuse de recibo y copia certificada) y el telegrama.

Un aspecto que debe quedar claro, es que hay que demostrar que se ha enviado el requerimiento y, sobretodo, cual es el contenido del mismo. Es decir, no vale con enviar una carta postal “normal” y ni siquiera una carta certificada con acuse de recibo, ya que en este caso sólo podemos demostrar que hemos enviado “algo” al deudor, pero no podemos probar el contenido de lo enviado.

Por tanto, antes de reclamar judicialmente una deuda debemos contar con toda la documentación necesaria para probar la existencia de la deuda y un requerimiento al deudor es una manera muy eficaz de demostrarlo, siempre y cuando éste sea previo a la demanda judicial y se garantice su veracidad al haberse utilizado un método de comunicación adecuado, que son el Requerimiento notarial, el Burofax y el Telegrama.