Toda la información contenida en el Registro Mercantil es pública, tal y como queda recogida en la legislación mercantil e hipotecaria y sobre la protección de datos. Cualquier persona puede solicitar información sobre cualquier empresa, tenga relación o no con ella. Es decir, la simple curiosidad es suficiente para consultar los datos de una empresa.
El contenido de los libros del Registro se hace público a través de la expedición por el registrador de notas simples y certificaciones. La nota simple es un breve extracto de los asientos vigentes de una determinada entidad. Tiene valor puramente informativo y no da fe del contenido del Registro. La certificación es un documento firmado por el registrador, que da fe de los asientos registrales y permite acreditar todos los actos relativos a la constitución, aumento y reducción de capital, nombramiento y cese de administradores y apoderados, transformación, fusión, escisión, depósitos de cuentas anuales, legalización de los libros del empresario.
La emisión de notas simples y certificaciones se realiza con la mayor brevedad posible, y en todo caso dentro de un plazo máximo de tres y cinco días, respectivamente. Aunque también pueden consultarse de manera inmediata algunos de los datos relativos a una entidad inscrita por vía telemática a través de Internet. Empresas como axesor aportan dinamismo a este servicio.
La información que se obtiene del Registro no podrá ser literal al 100%, es decir, no podrá ser una fotocopia sin más de los asientos registrales que nos interesen, ya que hay ciertos datos que, conforme a la legislación de protección de datos, no pueden ser públicos. Además, toda información registral necesita de la calificación por el registrador de los asientos extendidos en los libros registrales, para determinar el contenido “real” o trascendente respecto de terceros, de lo que en ellos conste, excluyendo en cada caso los aspectos que no están protegidos por los principios registrales.
El interesado en conocer el contenido del Registro podrá solicitar información acerca del Registro Mercantil en el que una determinada entidad conste inscrita y de ella podrá solicitar información de datos referidos a su denominación y domicilio social, objeto social, cifra de capital social, sistema de administración social, integrantes del órgano de administración social, nombramiento y revocación de apoderados, aumentos y reducciones de capital social, fusiones, escisiones, transformaciones, disolución, liquidación y extinción del ente social, cuentas anuales, legalización de libros, etc.
Para realizar la búsqueda de la entidad será necesario saber al menos la denominación de la empresa, o la identidad de alguno de sus representantes legales (administradores, apoderados, liquidadores, auditores, etc.).
La solicitud de consulta de información deberá presentarse personalmente, en la oficina del Registro donde estén inscritas las sociedades, por fax, por correo ordinario y por correo electrónico. Los Registros Mercantiles tienen su sede en todas y cada una de las capitales de provincia de España, así como en las islas de Menorca, Ibiza, La Palma, Hierro, Gomera, Fuerteventura y Lanzarote.
Otra opción es solicitar la información a través de Internet mediante la utilización de la firma electrónica avanzada, con la cual se puede acceder al Registro Mercantil de manera online a través del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España. Para obtener una firma electrónica (que será gratuita) simplemente hay que ponerse en contacto con cualquiera de los Registros Mercantiles.
Aunque lo más cómodo es solicitar la información a través de la web de axesor que facilita el acceso a toda la información inscrita en el Registro Mercantil sobre cualquier sociedad. Se puede solicitar la información a título informativo (nota simple) o con valor probatorio frente a terceros (certificación).