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Cobrar las facturas vencidas es de las tarea menos apetecibles aunque prioritaria, ya que de ella depende la supervivencia del negocio. A continuación se detallan unos puntos que pueden mejorar el ciclo de la recuperación de impagados.

Optimice su Organización

El punto de partida para optimizar el cobro de facturas es echar un vistazo a su propia organización. Probablemente la razón más común de que los cobros no se produzcan de forma adecuada es una organización deficiente. Revise sus procesos comerciales de forma integral, comenzando por las condiciones de contratación que firman los clientes y dejando claro si el seguimiento de los cobros los realiza el Dpto. comercial o el Dpto. financiero.
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La recuperación de impagados no es un área a la que muchos gestores dediquen grandes esfuerzos ni reflexiones cuando arrancan un proyecto empresarial. Es algo que generalmente no está en el plan de negocio y que pocos emprendedores prevén cómo realizar.

Aunque no es divertido, el recobro es muy probable que sea parte del trabajo cotidiano. Conozco el caso de una empresa con gestión impecable, que antes de la crisis ya soportaba una tasa del 3-5% de morosidad, llamémosle “estructural“, sobre las ventas. Ese porcentaje en la actualidad está cerca de 15%.
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La regulación por ley de la actividad de recobro de deudas en España es una demanda de los profesionales del sector que pretenden evitar intrusismo de profesionales de la coacción y fomentar el trabajo ético y con resultados.

El recobro de deudas sufre en España un vacío legal que causa sorpresa en paises donde la actividad está perfectamente regulada: Mallory Megan es una profesional que trabaja para un agencia de recobro en Nueva York. Recientemente, ha escrito un post en su blog sobre su visión de las empresas de recobro españolas titulado “Spanish Debt Collection Agency Humiliates Debtors Into Paying Up” o “Empresa de recobro española humilla a los deudores“, donde comenta las técnicas intimidatorias de ciertas empresas de recobro españolas, como realizar llamadas humillantes a toda una lista de invitados de boda para cobrar una deuda a una pareja de recién casados.
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Las facturas pendientes de pago durante una situación concursal dan lugar a que el acreedor repercute los IVAs no cobrados y el deudor se los deduce, no habiéndolo pagado. Hace ya meses tratamos el asunto en este post.

Conviene retomarlo después de leer el blog de Antonio Esteban donde explica cómo abordar el problema de forma clara. Aunque la Agencia Tributaria no lo pone especialmente fácil.

En resumen, existen dos opciones de tratamiento del IVA repercutido a una empresa concursada:
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La regulación del sector de Recuperación de Impagados es vital. Pero sería un error basar la regulación en únicamente ofrecer garantías al deudor. El deudor ya parte con una ventaja, puesto que  es quien ha incumplido una obligación.

La regulación del sector no debería reducir la capacidad de intervención del acreedor siempre que esta se encuadre dentro del marco legal.

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EMBARGAR: “Retener, en virtud de mandamiento judicial, un bien que queda sujeto a las resultas de un procedimiento o juicio.” DRAE

El objetivo final del embargo es poder convertir en dinero lo embargado. O conseguir el pago del deudor, motivado por esta acción.

Es frecuente el embargo de bienes o emolumentos que más que solucionar, nos alejan de nuestro objetivo, puesto que, en ocasiones, convertir los bienes embargados en dinero efectivo, no es nada fácil: máquinas invendibles o inservibles, equipos informáticos desactualizados, vehículos obsoletos o ilocalizados, mobiliario deteriorado, porcentajes de salarios que hacen interminable el cobro, etc.

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Durante un proceso de recobro, conocer el motivo de impago de una deuda facilita el análisis y aporta seguridad y eficacia a la transmisión de nuestro mensaje. Conocer porqué el cliente no paga es una fase elemental en todo proceso de negociación de recuperación de impagados.

El gráfico adjunto da una visión organizada de las razones que han llevado a decidir a un deudor a no pagar. Según mi propia experiencia de 11 años, pocos son los que no adoptaron algunas de estas actitudes en algún momento de la negociación. (click para ver en tamaño completo)
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La visita personal es el método más efectivo para la recuperación de un impagado, aunque hay que tener en cuenta que es el método más costoso. Cuando las cartas y/o llamadas telefónicas no surten efecto, la visita personal al moroso es la última alternativa extrajudicial que nos queda.
Obviamente, el importe de la deuda tiene que ser lo suficientemente importante como para decidir realizar una visita, y máxime si el moroso se encuentra en una ciudad distinta a la nuestra. No vamos a viajar 500 kilómetros para reclamar una deuda de 500 euros, pero si la deuda es de 50.000 euros, sí que merece la pena intentarlo. Tampoco hay que olvidar que el número de visitas personales que se pueden hacer al día es muy bajo (y máxime si hay que desplazarse fuera), por lo que no debe utilizarse como primer recurso. Frente a estos inconvenientes, está la mencionada ventaja de que es el método más eficaz.

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Para beneficiarse de las ventajas que ofrece el factoring simplemente tienes que acercarte a tu entidad de crédito y solicitar el servicio. Entre la entidad y tú tendréis que estudiar los términos del contrato que más se ajusten a las necesidades de tu empresa.
De momento, para solicitar el factoring necesitarás:

• Los datos e información de tu empresa.
• Los datos e información de tus clientes (todos o aquellos que quieres incluir en el contrato).
• Las ventas previstas para el año.
• Las facturas al mes que querrás incluir (el importe que querrás incluir en el contrato).
• Las formas de cobro que aceptas (cheques, pagarés, transferencias, etc.).
• El periodo medio de cobro (30 días, 60 días, etc.).

Con estos datos básicos, la entidad podrá ponerse manos a la obra para poder evaluar la concesión del servicio de factoring. Para ello, la entidad analizará tu empresa, analizará a tus clientes (sobretodo su solvencia) y las condiciones propuestas.
Según todos estos factores, la entidad de factoring ofrecerá unas condiciones para el contrato, donde se indicarán los gastos y comisiones que conlleva. Estos costes dependerá del volumen, de los clientes, del plazo de cobro, de si es factoring con o sin recurso, etc. Por supuesto, la entidad de factoring podrá negarse a aceptar a un cliente determinado, podrá rebajar el importe total de las facturas, etc. Ahí ya sólo queda negociar con la entidad de factoring para que el contrato y sus condiciones se asemejen a lo que necesitamos.
Y una vez que firmes el contrato de factoring, deberás enviar una carta a todos los clientes indicando la existencia de este contrato, por lo que deberán realizar los pagos directamente a la entidad de factoring. Tranquilo, la propia entidad te dará una carta-tipo.
Obviamente, el factoring no está dirigido a cualquier tipo de empresa y será más adecuado para unas empresas que para otras. Será más fácil conseguir el factoring si tu empresa vende a otras empresas u organismos públicos (no a clientes particulares), si vendes a plazo y tienes una política de pago a plazos establecida, si tus clientes son compradores recurrentes- es decir, que compran periódicamente-, etc.
Como ves, el procedimiento es muy sencillo, y no se pierde nada por acercarse al banco o caja y preguntar por este servicio. Te puede ahorrar tiempo y dinero.

Hay un servicio que ofrecen las entidades de crédito (bancos, cajas de ahorro, cooperativas de crédito y establecimientos financieros de crédito) que pueden eliminar el riesgo de impago de nuestros clientes. O mejor dicho, un servicio que traslada el riesgo de impago desde nuestra empresa a la entidad financiera. Se trata del factoring, en su modalidad de factoring sin recurso. Pero, ¿qué es el factoring?

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Mucha gente cree que la reclamación telefónica de morosos es tan sencilla como levantar el auricular del teléfono, marcar el número del moroso y reclamarle el pago. Pues nada más lejos de la realidad. La reclamación telefónica va mucho más allá de una simple llamada de teléfono y requiere una preparación previa, un personal cualificado y unos medios técnicos adecuados. La gestión de impagados telefónica debe llevar una metodología concreta y tener una estructura detallada. Llamar a lo loco no sirve para nada.

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Los últimos datos publicados por el Banco de España sobre los créditos concedidos, los créditos dudosos (es decir, que no se saben si se van a recuperar y que son los que se tienen en cuenta para calcular la ratio de morosidad) y los créditos impagados confirman la tendencia alcista de la morosidad en España, que en septiembre se ha situado en el 2,637%, y la tendencia es que siga subiendo.

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